Co ovlivňuje dlouhodobý přínos ERP systému

Výběr informačního systému patří ke strategickým rozhodnutím a významně ovlivňuje fungování firmy. Je hlavním nástrojem manažerů i běžných uživatelů v podnikových procesech. A právě takové nástroje dnes rozhodují. Jen si zkuste představit rozdíly ve výkonech dělníka, pokud bude řezat kulatinu ruční nebo strojní pilou.

Jak ale určit budoucí požadavky firmy na informační systém v době se stále rychlejšími změnami? A je vůbec potřeba tyto požadavky předvídat? Profesor podnikového managementu z Luisiany Leon C. Megginson řekl: „Není to ten silnější, kdo přežije. Ani ten nejinteligentnější. Je to ten, který se dokáže nejlépe přizpůsobit změnám.“

V minulosti jsme se setkávali s dělením systémů do tří hlavních skupin:

• All-in-One systémy obsahující vše a směřující do všech výrobních i nevýrobních odvětví.
• Specializované systémy zaměřené na konkrétní typy průmyslu; většinou s velmi propracovanou oblastí plánování a řízení výroby.
• Systémy vyvíjené na míru, kam řadíme i lokální informační systémy, které je nutné vzhledem k omezené funkcionalitě většinou masivně doprogramovat.

All-in-One systémy

Obecné All-in-One systémy jsou velmi rozsáhlé, obtížně se implementují a mají tendenci všem svým klientům vnucovat stejné řešení procesů. Pokud však potřebujete podpořit speciality svého průmyslu nebo jste ve svých procesech vymysleli něco zvláštního, čím se odlišujete od svých konkurentů, a navíc je to i vaše výhoda, pak máte smůlu. Musíte to dořešit excelem nebo dalším specializovaným softwarem. Výsledkem v praxi jsou pak firmy, které ve svém ERP systému pořízeném za nemalé peníze řeší účetnictví a sklady, ale výrobu plánují v excelu nebo hledají něco dalšího za další peníze. Takovým firmám se společnost Minerva snaží pomoci například implementací APS plánování. Jednou z nejobtížnějších položek projektu je ovšem právě integrace, neboť spolupráce s původním dodavatelem ERP systému nebývá ideální, přičemž zajištění oboustranné komunikace mezi ERP a APS je pro dobrou funkčnost nutností.

Vladimír Bartoš, ředitel pro strategii, Minerva ČR

 

Specializované systémy

Specializované ERP systémy jsou vyvíjeny obvykle pro vybrané typy průmyslu. Výhodou je štíhlé, dobře implementovatelné řešení díky zacílené funkcionalitě na dané oblasti. Automobilový průmysl i dodavatelé výrobců spotřebního zboží se neobejdou při vzájemné komunikaci a plánování bez rozvrhů, odvolávek a EDI komunikace, kontejnerizace a strukturovaných balicích listů; potravináři potřebují podporu linkové výroby a v technické přípravě výroby (TPV) formule a procesy; strojaři konfigurace výrobků, zakázkové plánování a řešení odchylek ve výrobě. Rozdílů mezi podnikovými procesy různých typů výrob a průmyslů je mnoho a je velký rozdíl, jestli implementujete obecný systém a pracně vysvětlujete jeho dodavateli, co potřebujete, nebo jestli zavádíte specializovaný systém a konzultant dodavatele nejen, že vám rozumí, ale je schopen i aktivně navrhovat různé způsoby řešení vašich specialit a upozornit vás na důsledky ještě dříve, než vás napadnou.

Systémy na míru 

Lokální informační systémy s masivním dodatečným vývojem na míru vás mohou zlákat nižší pořizovací cenou a schopností kopírovat vaše potřeby díky vývoji nových funkcí. Masivní vývoj však představuje ohromné riziko, že cena projektu bude mnohonásobně vyšší než původní předpoklad a vývoj vás zakonzervuje ve stávajícím stavu. Za definici cílového řešení jste jako zadavatel totiž zodpovědní vy. Konzultanti dodavatele se ptají vašich klíčových uživatelů, jak to chcete. Udělají analýzu, které však příliš nerozumíte, nechají si ji od vás podepsat a naprogramují řešení. Následně téměř vždy zjistíte, že jste vše nedomysleli, nebo že v systému jsou nějaké vazby, o nichž jste nevěděli a vše se musí přeprogramovat. Takové kolečko se u středně složitého programu opakuje klidně pětkrát. A kdo je hlavní viník víceprací? No přece zadavatel – klíčový uživatel. A proto musí více práce platit vaše firma, a proto jsou masivně upravované informační systémy při implementacích vždy výrazně dražší, než se předpokládalo na počátku při výběrovém řízení.

Když už se rozhodnete jít touto cestou, třeba i proto, že vaše procesy jsou opravdu velmi speciální a žádné standardní řešení pro ně neexistuje, je strašně důležité ubrzdit klíčové uživatele v jejich přáních i nápadech a společně s dodavatelem hledat rozumné kompromisy. Vždy, když klíčový uživatel nutně potřebuje něco „zprogramovat“, ptejte se: Kolik ti to dá práce a jak často to děláš? Autor článku se setkal i s případy, kdy se programovala složitá úprava systému v řádu desíti člověkodnů, aby zautomatizovala dvou hodinovou práci uživatele. Problém byl, že četnost dané aktivity byla rok a nikdo se o to nezajímal. Přitom při rozhodování o vícepracích, o výběru dodavatele i informačního systému by měl být hlavním kritériem přínos. Zejména pak dlouhodobý přínos pro vaši firmu.

Položte si důležité otázky

Začíná vás stávající podnikový informační systém brzdit? Chybí vám potřebná funkcionalita a musíte dělat zbytečné kroky, aby byl proces funkční? Nebo nejste spokojeni se službami svého dodavatele ERP systému? V případě kladných odpovědí jste pak na nejlepší cestě k výběrovému řízení na informační systém nový. Výše uvedené otázky jsou totiž nejčastější příčinou jeho výměny.

Co je tedy rozhodující pro dlouhodobý přínos ERP systému?

Váš ERP systém a jeho dodavatel musí dobře pokrýt vaše stávající potřeby, ale hlavně musí dokázat plnit i vaše potřeby budoucí. Přičemž budoucnost a její změny jsou nyní kritičtější než kdy dříve, neboť žijeme ve světě nejistoty a neustálých změn:

Automotive přechází na elektromobilitu. Před dvěma lety jistý český výrobce elektro komponent pro spalovací motory tvrdil, že nevěří v budoucnost elektromobility. Dnes mu klesá odbyt, a přitom měl jedinečnou příležitost rozjet výrobu nových komponent pro elektropohony aut. V pračkách jsou tiché bezkomutátorové motory napojené bez řemenu přímo na buben. Potraviny se místo pasterizace ošetřují UV zářením. Výrobci se předhánějí v zelených technologiích s důrazem na udržitelný rozvoj. Výroba je robotizována a digitalizována. Státy zavádějí stále nové regulace v souvislosti s exity z obchodních unií a celními válkami. Pandemie a přírodní katastrofy narušují dodavatelské řetězce i stabilitu našich výrobních zdrojů.

A jistotu máme pouze jednu: Změn a různých poruch bude stále více. Jste na to připraveni? Podniky, které byly ještě před pár lety obrovskými korporacemi, dnes kvůli několika chybným strategickým rozhodnutím živoří nebo již dokonce neexistují.

ERP systémy budoucnosti musí být adaptivní

To znamená, že musí dokázat pokrýt vaše stávající specifické potřeby a musí dokázat reagovat na změny. Ale ne programováním, které zafixuje váš podnikový proces proti dalším změnám a potřebám, a které zhorší možnosti upgrade ERP systému na vyšší verze. Adaptivní ERP systém by měl umožnit vývoj nových funkcí generováním aplikací na uživatelské úrovni. Chcete evidovat v systému nová data? Máte je zatím v excelu? Spusťte generátor nové aplikace, pojmenujte ji, zvolte váš excel jako šablonu pro její tvorbu a systém udělá vše ostatní za vás. Rozšíří databázi o nové tabulky a pole, vygeneruje funkce pro evidenci dat i funkce pro jejich zobrazení a analýzy. Tyto funkce by zároveň měly být zcela datově definovány tak, aby byly automaticky předvoditelné do vyšších verzí systému. To je vize budoucích moderních ERP systémů a některé to dokáží již dnes.

Dodavatel ERP systému = partner

Dodavatel vašeho ERP systému by měl být stále více vaším byznys poradcem než programátorem, neboť se pohybuje na celoevropském nebo i světovém trhu a vidí, jak kde se podnikové procesy podobné těm vašim řeší. Jaké výhody a nevýhody mají varianty dostupných řešení. Konzultant dodavatele pak ale nemůže být servilním vykonavatelem pokynů, který vám vše odkývá. Musí to být partner pro vaše klíčové uživatele i manažery, jenž dokáže diplomaticky upozornit na chyby v procesech, i na chyby v jejich požadavcích nebo dokonce v jejich chování. Cílem není prosazení jednoho nebo druhého člověka, zvyku nebo standardu systému. Cílem je nalezení dlouhodobě nejpřínosnějšího řešení pro váš podnik.